Maak de betrokkenheid van de directie expliciet en concreet.
Om te voldoen aan de ISO 14001 norm is de betrokkenheid van de directie bij het managementsysteem essentieel. In paragraaf 5.1 van de norm is dit concreet gemaakt. Daarbij staat bovenaan dat de directie ook ‘verantwoordelijkheid neemt’ voor de effectiviteit van het managementsysteem. Dit vereist
een (pro)actieve rol van de directie. De directie zal bijvoorbeeld op de hoogte moeten zijn van de belangrijke risico’s en kansen, de verwachtingen van belanghebbenden, de compliancestatus en de doelstellingen.
Het is daarom noodzakelijk om de directie ook bij het opzetten van het managementsysteem te betrekken.
Bij elke stap dienen er door de directie keuzes te worden gemaakt. Bepaal tijdens stap 1 op welke manier de directie bij de verschillende stappen betrokken is en hoe/wanneer besluiten worden genomen.
Leg het toepassingsgebied van
het managementsysteem vast.
Bepaald moet worden op welke activiteiten van de organisatie het managementsysteem betrekking heeft. Wanneer de organisatie meerdere vestigingen heeft, is de vraag of deze ook onder het managementsysteem
vallen. Delen van de organisatie met een eigen management kunnen ook een eigen managementsysteem
hebben. Door ook de juridische situatie (rechtsvorm en Kamer van Koophandelgegevens) en fysieke grenzen van de locatie weer te geven is duidelijk waar het managementsysteem betrekking op heeft.
Voer de nodige inventarisaties uit om inzicht te krijgen. Met een managementsysteem wordt systematisch beleid ontwikkeld en uitgevoerd. Om dit beleid
te kunnen ontwikkelen moet eerst inzicht worden opgebouwd in:
> belangrijke punten op het terrein van milieu en/of arbo;
> behoeften en verwachtingen van belanghebbenden;
> eisen uit wet- en regelgeving die van toepassing zijn;
> milieuaspecten en/of arbogevaren en -risico’s.
Bepaal de risico’s en kansen.
Op basis van de inventarisaties die zijn uitgevoerd in stap 3 wordt bepaald welke risico’s en kansen er voor de organisatie zijn die speciale aandacht behoeven. Van de milieuaspecten en de arbogevaren en -risico’s wordt een deel al door bestaande maatregelen beheerst. Deze maatregelen (technische of organisatorische) moeten worden vastgehouden/onderhouden. Daar waar er echt risico’s aan de orde zijn die nog niet worden beheerst (bijvoorbeeld wet- en regelgeving die niet wordt nageleefd, overschrijdingen van emissiegrenzen, bepaalde (bijna)ongevallen etc.) zullen waarschijnlijk extra maatregelen nodig zijn.
Bepaal beleid, doelstellingen en planning.
Op basis van de informatie uit de stappen 2 tot en met 4 moeten keuzes worden gemaakt. De basis voor de keuze is het kader dat is vastgelegd in het milieubeleid. Vaak wordt dit de beleidsverklaring
genoemd. De directie legt hier de uitgangspunten voor het milieubeleid vast. ISO 14001 vereist dat in ieder geval het commitment tot naleven van wet- en regelgeving, het beschermen
van het milieu en het continu verbeteren van de milieuprestaties worden vastgelegd. Daarnaast dient het beleid dermate concreet te zijn, dat op basis daarvan keuzes kunnen worden gemaakt waar ook doelstellingen aan worden gekoppeld. Het beleid moet beschikbaar zijn voor derden.
Bepaal de wijze van beheersing van
milieuaspecten en -risico’s.
De geïdentificeerde milieuaspecten en -risico’s worden met behulp van het managementsysteem beheerst en waar mogelijk verminderd. Dit kan op verschillende manieren.
Beheersing van milieuaspecten en risico’s kan worden gerealiseerd door:
> procedures of instructies (vooral belangrijk als veel verschillende medewerkers aan hetzelfde proces
werken of bij overdracht van werkzaamheden tussen afdelingen/functionarissen);
> technische maatregelen;
> metingen of controles (welke metingen en controles zorgen ervoor dat een proces op een gecontroleerde
wijze verloopt?);
> registraties (met welke registraties toon je een beheerste uitvoering van een proces aan?);
> training, instructie of overleg (welke kennis is nodig om processen beheerst uit te voeren?).
Invulling van ondersteunende maatregelen.
In elk managementsysteem komt een aantal ondersteunende maatregelen terug:
> De benodigde competenties moeten worden bepaald en maatregelen moeten worden genomen om ervoor te zorgen dat personen over de benodigde competenties beschikken. Zorgen voor competenties van zowel personen die betrokken zijn bij het managementsysteem zelf (bijvoorbeeld interne auditors) als
personen die invloed hebben op de beheersing en verbetering van de risico’s en kansen die aan de orde zijn.
> Bepaald moet worden welke communicatie er nodig is en hoe deze wordt ingevuld. Het gaat dan om zowel communicatie binnen de organisatie zelf als communicatie met personen/organisaties buiten de eigen organisatie.
> Aan een managementsysteem is gedocumenteerde informatie gekoppeld. Bepaald moet worden hoe de informatie wordt verspreid, beheerd, actueel gehouden, bewaard, beveiligd etc.
Invulling ’check-act’-maatregelen.
Een managementsysteem bestaat uit een zogenaamde plan-do-check-act-cyclus. In de vorige stappen zijn ‘plan’ en ‘do’ uitgewerkt. In stap 8 worden de onderdelen ‘check’ en ‘act’ ingevuld.
Bij het onderdeel ‘check’ gaat het om monitoren, meten, analyseren en evalueren. Bij stap 6 zullen er
al metingen en registraties plaatsvinden. Beoordeeld moet worden of hiermee ook de realisatie van de doelstellingen gevolgd kan worden. Vaak zullen gegevens verder moeten worden bewerkt om tot de juiste informatie te komen:
> beoordelen van compliance. Periodiek moet de organisatie zelf bepalen of voldaan wordt aan de eerder geïnventariseerde wettelijke en andere eisen;
> de uitvoering van interne audits om te bepalen of het managementsysteem voldoet aan de norm en ook werkt zoals beoogd. Zie het informatieblad over het uitvoeren van interne audits.
Bij het onderdeel ‘act’ gaat het om:
> het reageren op afwijkingen;
> een periodieke beoordeling door de directie van de werking van het managementsysteem en de eventuele
noodzaak om aanpassingen te doen in het licht van onder meer de behaalde resultaten, veranderingen
die hebben plaatsgevonden of die verwacht worden en het commitment tot het continu verbeteren van de prestaties.
Controleer of aan de norm wordt voldaan.
In de vorige stappen is in hoofdlijnen beschreven wat er moet gebeuren om een managementsysteem in te
voeren. Het is nu goed om aan de hand van de norm te bepalen of ook daadwerkelijk aan alle eisen uit de norm is voldaan. Bijvoorbeeld door de uitvoering van interne audits, de bepaling van de compliancestatus en een directiebeoordeling kan worden bepaald of het ingevoerde systeem ook alle normeisen afdekt en in de
praktijk functioneert.
Certificering.
Als een organisatie besluit een managementsysteem in te voeren is dat meestal ook met het doel om
dit te laten certificeren. Certificatie kan vanaf het moment dat het systeem aantoonbaar functioneert.
Dat wil zeggen dat het cyclische proces van plan-do-check-act ook zichtbaar werkt. Interne audits en
een directiebeoordeling moeten daarvoor zijn uitgevoerd. Dit zou bijvoorbeeld binnen een termijn van
3 maanden na implementatie kunnen worden aangetoond.
We kunnen u heel goed begeleiden bij het realiseren van alle hierboven genoemde stappen. Als u contact met ons opneemt dan maken we voor u een vrijblijvend aanbod.